گپیار — سامانه مدیریت پرونده و خدمات شهرداری و فرایندهای اداری
ثبت، پیگیری و مدیریت پروندههای خدمات شهرداری و فرایندهای اداری مشتریان — از پروانه ساختمانی و ارجاع به نظام مهندسی تا گواهی عدم خلاف و سایر خدمات شهرداری و ادارات مرتبط — در یک بستر واحد با نقشهای مشخص، فرایند مرحلهای و امور مالی یکپارچه.
چرا سامانه مدیریت پرونده گپیار؟
بهجای پراکندگی در اکسل، پوشه کاغذی و پیامرسان، مسیر هر پرونده از ثبت اولیه تا بایگانی شفاف، قابل ارجاع و قابل گزارشگیری است.
ثبت و شماره پرونده
از ثبت اولیه تا تکمیل مدارک اجباری و صدور شماره یکتا — با امکان انصراف مشتری قبل از ورود به فرایند.
فرایند مرحلهای
مراحل متوالی خدمت با زیرمرحله، مهلت، تکمیل، پرش، بازگشایی و بازگشت یک مرحله — متناسب با روال واقعی ادارات.
مدارک و پیوستها
بارگذاری چندفایلی، مشاهده در مرورگر، دانلود تکی و ZIP یکجا — همراه با مدارک اجباری ثبت و مدارک تخصصی کارشناس.
امور مالی پرونده
قرارداد، پرداخت نقدی و چکی، صدور و تأیید فیش، تسویه و هشدار چکهای سررسیدگذشته — جدا از فایل اسکن مدارک.
پیامک و باشگاه مشتریان
مدیریت قالب، چرخه تأیید و آرشیو پیامک پرونده؛ ارتباط با باشگاه مشتریان از نقش پیشخوان و مدیران.
داشبورد و گزارش
کارتهای آماری با فوکوس مستقیم به لیست، هشدار تأخیر مرحله، گزارش نقشمحور و خروجی Excel و PDF.
محیط سامانه را از نزدیک ببینید
با تبها بین ماژولها جابهجا شوید — هر تصویر از محیط واقعی برنامه است.
عملیات روزانه
داشبورد، ثبت پرونده و لیست پیگیری
پیکربندی خدمت
فرایندها، ادارات، کاربران و نقشها
ارتباط و مالی
پیامک، باشگاه مشتریان، وصول و گزارش
هر نقش فقط آنچه لازم دارد را میبیند
هر کاربر میتواند یک یا چند نقش همزمان داشته باشد؛ منو و دکمهها اجتماع دسترسیهای اوست.
ثبت و راهبری پرونده
نقطه ورود مشتری به سامانه.
- ثبت اولیه، تکمیل و انصراف مشتری
- ارجاع، وضعیت، مهلت و اولویت
- تکمیل / پرش / بازگشایی / بازگشت فرایند
- مدارک، پیامک و باشگاه مشتریان
پیگیری تخصصی
فقط پروندههای ارجاعشده را میبیند.
- ثبت پیگیری با تاریخ، متن و فایل
- بارگذاری مدارک تخصصی
- بدون اتمام مرحله فرایند
- گزارش محدود به ارجاعهای خودش
قرارداد و وصول
کنترل جریان مالی بدون دخالت در ثبت پرونده.
- قرارداد و مانده
- پرداخت نقدی و چکی
- صدور و تأیید فیش
- هشدار چک سررسیدگذشته در داشبورد
سامانه و سیستم
نظارت کامل و پیکربندی خدمت.
- مدیر سامانه: همه کارهای عملیاتی + کاربران
- مدیر سیستم: ادارات، خدمات و تعریف/کپی فرایندها
- دسترسی به مالی و گزارشهای کامل
- انتقال وابستگی هنگام حذف کاربر
همه مسیر پرونده در یک سامانه
داشبورد
کارت آماری، فوکوس لیست، هشدار تأخیر و چک
پروندهها
جستجو، فیلتر وضعیت، اداره و کارشناس
جزئیات
اطلاعات، فرایند، مدارک، مالی و سوابق
فرایند
مرحله، زیرمرحله، مهلت و پیگیری
امور مالی
قرارداد، فیش، چک و تسویه
پیامک
قالب، تأیید، چرخه و آرشیو
باشگاه
ارتباط با مشتریان و پیشخوان
گزارشها
آمار، بار کاری، مالی و Excel/PDF
جریان کار از ثبت تا بایگانی
مسیر استاندارد پرونده در سامانه — قابل تطبیق با فرایند تعریفشده هر اداره و خدمت.
ثبت اولیه
پیشخوان اطلاعات مشتری و خدمت را ثبت میکند؛ تا تکمیل مدارک اجباری شماره صادر نمیشود.
تکمیل و شماره
پس از تکمیل، پرونده شماره یکتا میگیرد و وارد وضعیت جاری میشود.
ارجاع و پیگیری
کارشناس ارجاعشده پیگیری مینویسد؛ پیشخوان مراحل را تکمیل یا در صورت نیاز پرش/بازگشت میدهد.
مالی و بایگانی
واحد مالی قرارداد و وصول را مدیریت میکند؛ در پایان پرونده بایگانی میشود.
برای چه سازمانهایی مناسب است؟
دفاتر پیشخوان شهرداری
ثبت، پیگیری و مدیریت پروندههای خدمات شهرداری با نقش پیشخوان، کارشناس و مالی در یک بستر واحد.
نظام مهندسی
ارجاع، پیگیری مراحل مهندسی و هماهنگی پروندههای مرتبط با خدمات سازمان نظام مهندسی.
فرایندهای اداری
سازمانهایی که مسیر خدمت را مرحلهبهمرحله تعریف میکنند و به مهلت، مدارک و گزارش بار کاری نیاز دارند.
پرسشهای رایج درباره سامانه مدیریت پرونده
سامانه دقیقاً چه کاری میکند؟
ثبت، پیگیری و مدیریت پروندههای خدمات شهرداری و فرایندهای اداری مشتریان — مثل پروانه ساختمانی، ارجاع به نظام مهندسی، گواهی عدم خلاف و سایر خدمات شهرداری و ادارات مرتبط — همراه با مدارک، فرایند، مالی، پیامک و گزارش.
تفاوت نقش کارشناس با پیشخوان چیست؟
کارشناس فقط پروندههای ارجاعشده را میبیند و پیگیری مینویسد؛ اتمام، پرش، بازگشایی و بازگشت مرحله با پیشخوان یا مدیران است.
پرش فرایند یعنی چه؟
پرش مراحل قبلی را یکجا تکمیل میکند بدون اجبار مدارک و بدون پیامک آن مراحل — برای شروع از وسط مسیر است، نه جایگزین روال عادی.
امور مالی را چه کسانی میبینند؟
فقط نقش مالی و مدیران. پیشخوان عمداً به بخش مالی دسترسی ندارد. فیش مدرک (فایل اسکن) با فیش مالی (رکورد مبلغ و وضعیت پرداخت) جداست.
تفاوت مدیر سامانه و مدیر سیستم؟
مدیر سیستم علاوه بر همه دسترسیها، ادارات و فرایندها را تعریف یا کپی میکند. مدیر سامانه نمیتواند نقش مدیر سیستم بدهد.
چطور دمو یا راهنمای کاربری ببینیم؟
برای دمو و مشاوره از دکمه همین صفحه با گپیار هماهنگ کنید. راهنمای کامل کاربری نیز در fardadandishan.ir/help در دسترس است.
آماده معرفی سامانه به سازمان خود هستید؟
با تیم گپیار تماس بگیرید تا دمو، نیازسنجی و راهاندازی سامانه مدیریت پرونده متناسب با ادارات و فرایندهای شما را بررسی کنیم.