سامانه مدیریت پروندههای خدمات شهرداری
طراحی و پیادهسازی سامانهای یکپارچه برای مکانیزهسازی پذیرش مشتری، ثبت و پیگیری پروندهها، ارجاع به کارشناسان، مدیریت مالی، مکاتبات اداری، اطلاعرسانی پیامکی و گزارشهای مدیریتی.
موضوع و اهداف کلیدی
هدف اصلی، حذف فرآیندهای کاغذی و یکپارچهسازی کامل اطلاعات پروندهها در یک بستر تحت وب با دسترسی نقشمحور.
حذف فرآیندهای کاغذی
دیجیتالسازی کامل گردش پرونده و اسناد
یکپارچهسازی اطلاعات
تمام دادههای پرونده در یک منبع واحد
افزایش سرعت پیگیری
کاهش زمان رسیدگی و پاسخگویی
کنترل عملکرد کارشناسان
نظارت مدیریت بر بار کاری و خروجی
مدیریت مالی
ثبت حقالزحمه، پرداختها و تسویه
اطلاعرسانی خودکار
پیامک به مشتری پس از تأیید مدیریت
گزارشهای مدیریتی
داشبورد و گزارش لحظهای
نگهداری سوابق
آرشیو کامل تاریخچه هر پرونده
۵ نقش با سطح دسترسی اختصاصی
هر کاربر تنها اطلاعات مرتبط با وظایف خود را مشاهده یا ویرایش میکند.
مدیریت
پذیرش، ارجاع، قرارداد، نظارت و تأیید پیامک
متصدی پذیرش
ثبت اولیه اطلاعات و مدارک مشتری
کارشناس
ثبت استعلامها، اقدامات و فایلهای پرونده
واحد مالی
حقالزحمه، پرداختها، چک و تسویه
مدیر سیستم
کاربران، تنظیمات، پشتیبانگیری و بازیابی
گردش کار از پذیرش تا تکمیل
پذیرش و ثبت اولیه پرونده
بررسی اولیه مدیریت، دریافت کد نوسازی، امکانسنجی و ثبت اطلاعات مشتری.
- ثبت علت عدم پذیرش در صورت رد
- ایجاد پرونده در باشگاه مشتریان
- پذیرش نهایی و تکمیل اطلاعات ملک
- بارگذاری مدارک
مدیریت پرونده
ثبت قرارداد و ارجاع همزمان به کارشناس و واحد مالی.
- ارجاع پرونده به هر کارشناس
- مشاهده تعداد پروندههای هر کارشناس
- کنترل وضعیت پروندهها
فرآیند کارشناسی
ثبت کامل مراحل انجام کار در پرونده مشتری.
- ثبت استعلام (شماره، تاریخ، نتیجه، توضیحات)
- بارگذاری فایلها
- ثبت اقدامات انجامشده
مدیریت مالی
ثبت تمام تراکنشها و وضعیت تسویه.
- حقالزحمه و پرداخت نقدی/بانکی
- ثبت چک و تاریخ سررسید
باشگاه مشتریان و پیامک
ارسال پیامک پس از تأیید مدیریت در مراحل مختلف.
- نمونه: «پرونده شما در تاریخ ... وارد مرحله ... گردید.»
اندیکاتور و نامهنگاری
ثبت مکاتبات اداری برای هر پرونده.
- شماره نامه خودکار، تاریخ، موضوع، گیرنده
- ضمایم و فایل Word نامه
هشدارها
کنترل زمانبندی و مهلت انجام کار.
- هشدار یک هفته قبل از پایان مهلت
- نمایش پروندههای معوق در داشبورد
چرخه وضعیتها
کنترل دسترسی نقشمحور
| بخش | مدیریت | پذیرش | کارشناس | مالی |
|---|---|---|---|---|
| قرارداد | ✓ | — | — | — |
| اطلاعات مالی | ✓ | — | — | ✓ |
| پروندههای ارجاعی | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| مدیریت کاربران | ✓ | — | — | — |
جستجوی پیشرفته
- نام مشتری و شماره تماس
- کد نوسازی و آدرس
- شماره پرونده و وضعیت
- کارشناس و نوع خدمت
- بازه زمانی
داشبوردهای نقشمحور
هر نقش داشبورد اختصاصی با شاخصها و نمودارهای مرتبط با وظایف خود دارد.
داشبورد مدیریتی
- عملکرد کارشناسان
- گزارش مالی و درآمد بازهای
- گزارش پیامکها
داشبورد کارشناس
- پروندههای ارجاعشده به من
- استعلامها و اقدامات
- هشدار مهلت انجام کار
داشبورد مالی
- حقالزحمه و پرداختها
- ثبت چک و سررسید
- گزارش درآمد بازهای
ثبت سوابق و الزامات امنیتی
ثبت Log
- نام کاربر
- تاریخ و ساعت
- نوع عملیات (ایجاد، ویرایش، حذف)
امنیت
- تعریف کاربران و سطح دسترسی
- محرمانگی قراردادها
- پشتیبانگیری روزانه
- نگهداری ایمن فایلها
مشخصات غیرعملکردی
تحت وب
دسترسی از شبکه داخلی یا اینترنت؛ سازگار با Chrome، Edge و Firefox
کاربران
حداکثر ۲۰ کاربر؛ پاسخگویی همزمان به ۱۰ کاربر بدون افت کارایی
رابط فارسی
رابط کاربری کاملاً فارسی، ساده و کاربرپسند
پشتیبانگیری
Backup روزانه خودکار و امکان بازیابی توسط مدیر سیستم
فایلها
بارگذاری و نگهداری منظم اسناد در پرونده هر مشتری
توسعهپذیری
قابلیت افزودن امکانات جدید در آینده
آمادهاید این سامانه را اجرا کنیم؟
تیم گپیار آماده مشاوره، طراحی و پیادهسازی سامانه مدیریت پرونده مطابق این سند نیازمندی است.